Chtěla bych zjistit lhůty skartace povinné dokumentace školských zařízení ?

Text dotazu

Potřebuji vědět možnosti skartace - lhůty , kdy mohu skartovat povinnou dokumentaci ubytovacího školského zařízení , konkrétně Domova mládeže?

Odpověď

Dobrý den,

skartační lhůty jsou, kromě jiného, definovány ve spisovém a skartačním plánu původce (tedy vaší instituce). Označují se číslicí za skartačním znakem, který vyjadřuje hodnotu dokumentu podle jeho obsahu a označuje způsob, jakým se s dokumentem naloží ve skartačním řízení (velmi stručně: "A" = archiv - dokumenty trvalé hodnoty, "S" = stoupa - dokumenty bez trvalé hodnoty, "V" = výběr - dokumenty, jejichž hodnotu nelze v okamžiku vzniku nebo vyřízení dokumentu určit). Skartační lhůta je doba udaná počtem let, po kterou jsou dokumenty uloženy v instituci. Začíná běžet od 1. ledna kalendářního roku následujícího po kalendářním roce, ve kterém nastal okamžik rozhodný pro uplynutí skartační lhůty, tzv. spouštěcí událost ( např. vyřízení dokumentu, uzavření spisu, pozbytí platnosti dokumentu, uzavření evidence atp.).
Evidenční pomůcky (podací deníky, knihy faktur aj.) se zařadí do skartačního řízení až po vyřazení všech dokumentů, které jsou v nich evidovány. Dokument má jednu skartační lhůtu. Spis se označuje nejdelší skartační lhůtou, která se u dokumentů ve spisu objevuje. Během skartační lhůty je vyřízený dokument uložen u původce a po jejím uplynutí se zařadí do skartačního řízení.
Skartační lhůty nelze zkracovat. Skartační lhůta může být ve výjimečných případech prodloužena (potřebuje-li původce dokument k vlastní činnosti i po uplynutí skartační lhůty), změnu skartační lhůty po jejím uplynutí lze provést na základě schválení příslušným archivem. Domníváme se, že v případě potřeby se můžete na tento archiv obrátit, tedy státní okresní archiv toho okresu, ve kterém působíte (http://archivnictvi.euweb.cz/archivy.html).

Uvádíme také příklad počítání roku skartování dokumentů:
Jako příklad si zvolme dokument z tematické skupiny, kde ve spisovém a skartačním plánu je uveden škartační znak A 5, tzn. že dokument je určen k trvalému uloženi v archivu a ve spisovně musí být uložen 5 let. Dokument byl vyřízen (uzavřen) 4.5.1992. Dokument bývá zpravidla do konce roku, v našem případě do konce r. 1992, uložen v příruční či útvarové spisovně. V následujícím roce, obvykle z jeho počátku, je dokument předán do decentralizované či centralizované spisovny původce a zároveň počíná běžet pětiletá skartační lhůta, která uběhne k 1.1.1998. V tomto roce může být dokument vyřazen a předán do archivu.

Na stránkách Moravského zemského archivu jsou také k dispozici vzory spisových a skartačních řádů, pro domovy mládeže konkrétně na adrese - http://www.mza.cz/sites/default/files/predarchivnipece/ssp_pro_domovy_mladeze.doc.

 

Použité zdroje

* Hajzlerová, Irena. Spisová služba ve školské praxi. 2., upr. a dopl. vyd. Karviná: Paris, 2010. 129 s. ISBN 978-80-87173-13-8. Obsah: http://toc.nkp.cz/NKC/201005/contents/nkc20102094250_1.pdf.

* Bittner, Ivan et al. Spisová a archivní služba ve státní správě, samosprávě a v podnikatelské sféře. 3., aktualiz. a přeprac. vyd. Praha: Linde, 2005. 305 s. ISBN 80-7201-549-4. Dokument dostupný v digitalizované podobě v digitální knihovně Kramerius 4 (pouze z počítačů v budově Národní knihovny ČR) - http://kramerius4.nkp.cz/se[…]45a-11e4-8b11-005056827e51.

* Archivnictví a spisová služba; Skartační řízení: zákon, vyhlášky, nařízení vlády: redakční uzávěrka ... Ostrava: Sagit, 2012- . ÚZ: úplné znění.

Obor

Výchova a vzdělávání

Okres

--

Knihovna

Národní knihovna ČR

Datum zadání dotazu

09.03.2015 08:00

Přidat komentář

Pokud chcete přidat komentář, zadejte jej do formuláře níže. Nejsou povoleny žádné formátovací značky. Adresy na web nebo emailové adresy budou automaticky transformovány na aktivní odkazy. Komentáře jsou moderovány.

Kolik je 4+4 ?

Hledání v archivu